“Framgången med den här satsningen kan underlätta beslutet att göra säkerhetsutbildningar obligatoriska framöver.”

När Umeå universitet ville stärka sitt arbete med att förebygga hot och våld på arbetsplatsen valde de att samarbeta med Tesus. Tillsammans tog vi fram den digitala utbildningen Förebygg hot och våld vid universitet och högskola, en skräddarsydd utbildning som riktar sig till både chefer och medarbetare. Utbildningen bygger på verkliga situationer från akademin, kombinerar filmade scenarier med reflektion och analys, och har fått mycket positiv respons.

Här berättar projektansvariga, Linda Johnson, HR-strateg vid Personalenheten, Charles Cederqvist, Områdeschef vid Lokalförsörjningsenheten och Jeanette Lövqvist, Områdeschef vid Personalenheten, om bakgrunden, hur de arbetat med lanseringen och vilka effekter de ser på både individ- och organisationsnivå.

Vilka behov eller utmaningar ville ni möta när ni började leta efter en utbildning inom det här området?

Det började med att en arbetsgrupp fick i uppdrag att ta tag i frågan. Det hade uppstått situationer med hot och våld och vi ser ju också att det är en central fråga i hela samhället just nu. Ledningen lyfte att detta är ett viktigt område och att vi behöver höja kompetensen internt.

Först riktade vi oss mot chefer men insåg ganska snart att alla anställda kan hamna i svåra situationer. Det här var en pusselbit som saknades i vårt utbud som arbetsgivare. Universitetet är en stor arbetsplats med ett viktigt samhällsuppdrag och står ofta i skottgluggen för hat, hot, våld och otillåten påverkan.

För oss var det viktigt att beröra ämnet brett och ge alla anställda grundläggande kunskap. En färsk internrevision visade dessutom att flera medarbetare upplevt hot, särskilt inom vissa forskningsområden. Flera beskrev också att samhället hårdnat och att hoten ökat. Samtidigt såg vi att många studenter mådde dåligt och att vi saknade digitalt stöd för att kunna rapportera incidenter.

Vi har också dragit lärdomar tillsammans med andra lärosäten. Att förebygga hot och våld är en viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, och vi ville börja bryta ned vad hot faktiskt innebär i praktiken.

Varför valde ni just en digital utbildning?

En digital utbildning har flera fördelar. Det är kostnadseffektivt, tillgängligt och ligger i linje med vårt uppdrag att digitalisera och sprida kunskap. Vi kan nå många och det är enkelt att följa upp och utvärdera.

Samtidigt var det viktigt för oss att utbildningen inte skulle bli något man bara "klickar sig igenom", utan något som verkligen engagerar och får deltagaren att stanna upp och reflektera.

Vad var det i Tesus erbjudande eller innehåll som gjorde att ni fastnade?

Vi hade hört via HR vid ett annat universitet att Alexander Tilly föreläst där och fått mycket god respons. När vi sedan började söka runt hittade vi mycket information om Tesus och såg att ni redan gjort många utbildningar åt andra myndigheter.

Charles kände dessutom till Tesus sedan tidigare, vilket bidrog till att vi vågade testa. Vi fick titta på några befintliga utbildningar och upplevde att ni hade hög trovärdighet. Det kändes tryggt att samarbeta med ett företag som verkligen kan sitt område. Att utveckla en egen utbildning på det här temat hade krävt mycket tid, energi och specialistkunskap.

Hur gick ni tillväga för att införa utbildningen i organisationen?

Utmaningen i en stor organisation som vår är att nå ut till alla. Kommunikationsenheten ingick därför i styrgruppen för projektet. Vi planerade lanseringen noggrant, puffade ut information inför starten och har fortsatt att påminna och marknadsföra utbildningen – bland annat via våra chefsutbildningar och på intranätet.

Hur har chefer eller säkerhetsansvariga använt materialet i sitt ledarskap och arbetsmiljöarbete?

Vi försöker lyfta den digitala utbildningen i alla relevanta forum – i chefs- och ledarskapsprogram, på taktiska möten och i olika nätverk. Det handlar om att hålla frågan levande och visa på allt som finns tillgängligt: utbildning, rapporteringssystem och strukturer.

Att ta fram och genomföra utbildningen är en mycket väl investerad satsning av både tid och resurser. Cheferna får ett konkret stöd i sitt arbete, och vi sprider gärna goda exempel på hur olika verksamheter dragit nytta av innehållet.

Vilken återkoppling har ni fått från medarbetarna som gått utbildningen?

Återkopplingen har bara varit positiv. Många känner igen miljöerna i filmerna, vilket förstärker upplevelsen och gör det mer verkligt. Deltagarna uppskattar de reflekterande sammanfattningarna, som gör att det känns mer som ett seminarium än en traditionell digital utbildning.

Flera har lyft fram värdet i de konkreta exemplen och metoderna, samt variationen mellan berättelser från medarbetare och chefer. Igenkänningsfaktorn har varit stor, särskilt eftersom situationerna utgår från de iakttagelser som gjordes i internrevisionen.

Alexander Tillys och Erik Jönssons analyser har fått mycket beröm – deltagarna uppskattar hur de vänder och vrider på olika sätt att hantera situationer.

Vi har inte fått någon negativ återkoppling alls. Tvärtom har responsen varit överväldigande positiv: “Det här är perfekt, vi vill ha mer!”

Vilka långsiktiga effekter hoppas ni att utbildningen ska bidra till? Hur mäter ni det?

Vi vet att händelser kommer att inträffa även framöver, men vi vill att chocken och stressen ska bli mindre när något händer. Vi hoppas att utbildningen hjälper oss att stå stadigare när något inträffar och att den ger oss en ökad förmåga att hantera svåra situationer.

Utbildningen bidrar till att öka medvetenheten och den förebyggande förmågan. Vi lär oss att tänka till inför risksituationer och förstå den psykologiska processen bakom en hotfull händelse. Det skapar trygghet, handlingsförmåga och gör organisationen mer robust.

Det är förstås svårt att mäta effekter exakt. Hur hade man reagerat om man inte gått utbildningen? Och alla som har gått utbildningen kommer ju inte hamna i hotfulla situationer. Men vi följer utvecklingen genom våra medarbetarundersökningar och i vårt nya system där vi rapporterar arbetsskador och incidenter. En utmaning är att få fler att faktiskt anmäla.

Vi vill inte att detta ska vara en engångsinsats, utan något som lever vidare. En fördel med det digitala formatet är att man kan gå utbildningen flera gånger.

Utbildningen är i dagsläget inte obligatorisk, men frågan diskuteras i ledningen. Framgången med den här satsningen kan underlätta beslutet att göra säkerhetsutbildningar obligatoriska framöver. Hittills har ingen sagt att utbildningen varit onödig.

Vi har kommit långt vad gäller förståelse och kunskap – långt med ganska små medel.

Hur har samarbetet med Tesus fungerat under processen?

Samarbetet med Tesus har fungerat otroligt bra – de har varit mycket professionella och engagerade genom hela processen. Vi var med när filmscenarierna spelades in och det var mycket värdefullt. Tesus team var både både kompetenta och lyhörda, och vi hade många givande diskussioner.

Vi upphandlar många tjänster, och för oss är det avgörande att en konsult är drivande och framåtlutad – att de tar ansvar för processen och leder den mot målet. Det har Tesus verkligen gjort. Vi har inte behövt driva själva, utan de tog ett helhetsansvar över hela frågan. Den serviceförmågan tycker vi är fantastiskt bra.

Det var också roligt att utbildningen fick en mix av olika medverkande, Tesus sakkunniga, skådespelare och våra egna medarbetare. Det blir mer omväxlande och intressant när man  få ta del av olika perspektiv. Ibland är det svårt att hålla koncentrationen uppe när man gör en digital utbildning, men den här utbildningen var fantastiskt bra.

Om ni skulle rekommendera utbildningen till någon annan – vad skulle ni lyfta fram som det viktigaste värdet?

En tydlig framgångsfaktor är att  igenkänningen är så hög. Det är inte en generell utbildning om hot och våld, utan innehållet bygger på scenarier och händelser som verkligen speglar situationer våra medarbetare möter. Det gör utbildningen trovärdig och relevant. Man slipper översätta exemplen till sin egen miljö eftersom de redan stämmer väl med vår verklighet.

Vi vid Umeå universitet är inte unika – liknande händelser uppstår vid alla lärosäten, och andra vi pratat med i våra nätverk har sagt att situationerna träffar helt helt rätt. Dessutom uppskattas det att utbildningen är digital.

Det finns en taktisk brytpunkt när man försöker lära sig något nytt, och här ger utbildningen konkreta svar på hur man kan fatta beslut och agera i praktiken. Den bygger på enkla principer för hur man hanterar svåra situationer och i en kris är det just enkelheten som fungerar. Det gör våra medarbetare mer robusta och handlingskraftiga.

Ett klokt råd från Tesus var att rikta utbildningen till alla, inte bara chefer. Det har gjort att cheferna nu kan arbeta vidare med frågan på ett helt annat sätt.